Pekerjaan ini sama dengan resepsionis, hanya dilakukan secara virtual atau online. Dengan begitu kamu bisa melakukannya di mana saja, selama tempat itu kondusif dengan aktivitasmu. Kemajuan teknologi informasi membuat banyak industri memilih memakai jasa resepsionis virtual, sebab menghemat ruangan dan lebih efektif. Mereka tak perlu membayar resepsionis full time, karena di bidang ini dianggap tidak terlalu dibutuhkan. Perusahaan seperti Hilton Hotels, American Airlines dan 1-800-flowers.com sudah mempekerjakan resepsionis virtual secara langsung. Ada pula sejumlah penyedia jasa call center yang mencari tenaga resepsionis virtual. Layanan resepsionis virtual khusus weekend dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi atau para profesional (dokter, pengacara, arsitek) yang meliburkan karyawannya di akhir pekan.

Bagaimana Memulai Bekerja Sebagai Resepsionis Virtual?

a. Kenali Tugasmu

Tugas seorang resepsionis virtual pada dasarnya sama persis dengan resepsionis di dunia nyata. Yang membedakan, resepsionis virtual tidak melakukan tatap muka langsung, melainkan 100% melalui telepon. Pekerjaannya meliputi menerima panggilan telepon, menyampaikan atau meneruskan panggilan ke klien yang bersedia menerima, menjawab pertanyaan, menuliskan pesan untuk klien sampai menerima faks.

b. Teliti Dan Akurat

Sekilas pekerjaan resepsionis virtual itu mudah. Tetapi jenis aktivitas ini sangat membutuhkan konsentrasi, ketelitian, dan keakuratan. Pastikan kamu orang yang ramah, punya intonasi suara yang jelas setiap mengucapkan sesuatu, dan pendengaran yang tajam. Sering kali orang yang menelepon tidak selalu mengucapkan sesuatu dengan jelas, atau susunan kalimatnya kurang pas, maka dibutuhkan kesabaran khusus untuk itu. Kamu juga dituntut bisa menuliskan pesan secara akurat, demi menghindari miskomunikasi.

c. Pengalaman Kerja Jadi Nilai Plus

Kalau kamu pernah bekerja atau memang bekerja sebagai resepsionis, sekretaris, customer service, dan jenis pekerjaan yang berhubungan dengan job desc resepsionis, akan jadi nilai plus. Setidaknya kamu sudah paham bagaimana etika menerima telepon sesuai aturan kantor.

d. Pelajari Etika Menjawab Telepon 

Jika kamu belum punya pengalaman, sebaiknya kamu mulai mempelajari bagaimana etika menjawab telepon secara profesional. Tentu saja menjawab telepon sesuai etika industri kerja sangat berbeda dengan menjawab telepon pribadi.

e. Suasana Yang Kondusif

Karena sangat membutuhkan ketenangan, bidang kerja ini butuh tempat khusus. Siapkan ruangan yang jauh dari keramaian, di mana kamu dapat melakukan komunikasi melalui telepon dengan sangat jelas. Kamar, ruang khusus yang tertutup rapat, jauh dari jalan raya dan musik sayup-sayup, bisa jadi pilihan ideal. Siapkan kursi yang nyaman, jangan lakukan perkerjaan ini dengan cara disambi, sebab akan membuatmu tidak bisa fokus. Usahakan hanya ada dirimu saja dalam ruangan itu.

f. Perlengkapan Pendukung

Siapkan semua perlengkapan yang mendukung pekerjaan kamu:

- Sambungan telepon rumah

- Piranti telepon dengan standar kantor

- Speaker dan headphone

- Komputer yang terintegrasi dengan internet

- Alat tulis kantor untuk mencatat pesan dengan cepat

- Koneksi internet yang stabil

- Dokumen yang berisi informasi klien

- Mesin faksmili jika dibutuhkan

g. Tawarkan Jasamu

Banyak perusahaan, organisasi, dan profesional yang memerlukan bantuan resepsionis virtual. Terutama yang ingin tetap bisa menerima panggilan pelanggan kendati di akhir pekan dan hari libur. Kehadiran resepsionis virtual bisa sangat membantu. Jangan ragu menawarkan jasamu ke mereka, terutama kalangan pebisnis startup yang sedang mulai booming saat ini. Tidak perlu terlalu memikirkan bayarannya, sebab kamu memerlukan porfolio untuk resume kamu. Selain itu, kamu bisa menawarkan jasa ke mereka melalui media sosial, email, atau secara langsung, terlebih jika kamu sudah mengenal mereka.

h. Resume Meyakinkan

Setelah punya sejumlah portofolio cukup lumayan, buatlah resume yang meyakinkan. Fokuskan resume kamu pada bidang kemampuan melayani pelanggan, terutama yang berkaitan dengan bidang kerja resepsionis. Perlihatkan bahwa kamu bisa bekerja secara profesional walaupun ini sekadar pekerjaan part time di hari libur. Foto diri yang menunjukan bahwa dirimu seorang resepsionis handal lengkap dengan peralatan pendukung juga bisa jadi nilai plus.

Tips Kerja Sebagai Resepsionis Virtual

● Kalangan yang memerlukan jasa resepsionis virtual berasal dari berbagai industri. Mulai dari asuransi, retail, sosial, sampai akademisi. Lakukan riset terhadap berbagai jenis industri agar wawasanmu lebih luas dan memahami apa kebutuhan mereka. Menjawab panggilan telepon dari klien perusahaan farmasi tentu berbeda dengan melayani klien industri real estate. Jenis pertanyaan pun berbeda-beda.

● Seorang resepsionis virtual dibutuhkan karena dia punya kelebihan dibanding mesin atau software penjawab telepon biasa. Lebih fleksibel, punya sentuhan manusiawi, sehingga membuat penelepon merasa diperlakukan secara manusiawi. Maka bersikaplah selayaknya manusia, bukan mesin. Keramahan, intonasi yang jelas dan nyaman didengar menjadi syarat wajib. Teruslah perbaiki tata cara dan gaya menerima panggilan, agar kamu dikenal sebagai resepsionis virtual yang disukai pelanggan. Dan itu akan meningkatkan reputasimu.

● Profesi resepsionis virtual di Indonesia memang belum terlalu populer, tapi mulai ada yang memerlukannya. Cobalah untuk mempopulerkannya, dengan membuat blog atau web yang menawarkan bidang ini. Promosikan juga melalui media sosial, apa manfaat resepsionis virtual bagi suatu bisnis, bahkan kamu bisa mengajak teman-temanmu untuk bekerja sama  membangun bisnis di bidang ini.

● Karena jenis pekerjaan ini tanpa batas ruang dan waktu, bukan tak mungkin kamu mendapatkan klien atau agensi dari negara lain. Kuasailah bahasa inggris dan bahasa lain agar kamu bisa go international. Bayarannya bisa naik jadi dolar.

Bagaimana Pendapatan Sebagai Resepsionis Virtual?

Metode penghitungan pendapatan resepsionis virtual sangat bervariasi. Bisa per proyek, per bulan, per jam atau dihitung dari jumlah panggilan yang diterima. Rata-rata bayaran per jamnya 9 dolar. Jika dilakukan di hari tertentu, misalnya hari sibuk, bisa mendapat lebih dari 20 dolar per jam, berikut insentif dan bonus. 

Trik Menjawab Telepon Sebagai Resepsionis

Sering kali seorang resepsionis virtual dihadapkan pada pertanyaan-pertanyaan tak terduga dari penelepon. Dituntut kesabaran dan etika khusus untuk menjawabnya. Berikut tips yang bisa kamu gunakan untuk menjawab telepon.

Ketika kamu butuh waktu untuk menjawab pertanyaan:

"Pertanyaan yang bagus. Beri waktu saya untuk menjawabnya."

"Saya akan dengan senang hati mencarikan jawabannya, tak keberatan untuk menunggu?"

Ketika kamu tak tahu jawabannya, tapi ada orang lain yang tahu:

"Pertanyaan yang bagus. Saya akan menghubungkan Anda dengan rekan saya, dia akan menjawab pertanyaan Anda dengan senang hati."

Ketika kamu tidak tahu jawabannya dan harus mencari tahu siapa orang yang tepat yang bisa menjawabnya:

"Pertanyaan yang bagus. Izinkan saya untuk menghubungi orang yang bisa memberi jawaban terbaik untuk Anda."

Terima kasih sudah membaca.

__________

¹ 60+ Cara Online Menghasilkan Uang Saat Weekend

² https://unsplash.com/photos/VtKoSy_XzNU